2.- Documentos Públicos.
Además de la correspondencia oficial, en la Administración del Estado se utilizan documentos que emanan de funcionarios competentes y que determinan consecuencias jurídicas de importancia. Documentar quiere decir “Probar, justificar la verdad de una cosa con documentos”. Por Documentos se entiende todo “diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos”. Con mayor precisión, documentos públicos es “el que autorizado por funcionarios para ello competente, acredita los hechos que refiere y su fecha”.
En virtud de lo anterior, todo documento entraña un testimonio, una prueba sobre una materia de interés público. Tal sucede, por ejemplo, con la Declaración, el Certificado y el Acta.
Aspecto Jurídico de la Redacción Comercial.
Las comunicaciones oficiales contienen instrucciones. Se define como tal “las comunicaciones que los funcionarios públicos superiores dirigen a sus subordinados, indicándoles la manera de aplicar la ley, un reglamento u otra disposición legal o las medidas que deban tomar para el mejor funcionamiento de un servicio público. Tienen por objeto ilustrar el criterio del funcionario para el más conveniente ejercicio de las funciones que le corresponden o el desarrollo de la actividad pública que se le ha encomendado.
Cuando las instrucciones van dirigidas a un gran número de funcionarios, se envían mediante Circulares, cuando se imparte sólo a un funcionario o a un número más reducido, se expiden por medio de Oficios.
Los contenidos aplicados en esta clase se basarán en los siguientes instrumentos legales y administrativos:
Decreto N°291, del 15 de febrero de 1974, Ministerio del Interior. Este cuerpo Jurídico uniforma las normas para la elaboración de comunicaciones oficiales.
Circular N°07 del 2 de mayo de 1974, del Ministerio de Educación.
Circular N°48, del 17 de mayo de 1974, del Ministerio de Obras Públicas y Transportes.
Oficio N°104, del 11 de octubre de 1975, de la Secretaría General de Gobierno.
Las Circulares y el Oficio citados precisan las instrucciones para el cabal cumplimiento de los dispuesto por el Decreto 291.Este Decreto es de carácter general y la ejecución de sus preceptos es obligatoria, por lo menos para todos los servicios de la Administración Central del Estado. La Contraloría General del la República considera que todos los oficios de “Comunicación habitual y de materias propias de la gestión administrativa de los servicios, deben ceñirse estrictamente a las normas del Decreto en referencia”.
Importancia de la Redacción Oficial
Todo servicio público debe contar con un sistema eficiente de comunicaciones para cumplir su cometido de prestar servicio a la colectividad. Pro ello, la técnica de la redacción oficial es un instrumento de vital importancia en cada una de las diferentes reparticiones que dependen del estado.
El Estilo Oficial o Administrativo
Ya sabemos que en Redacción estilo significa la capacidad de comunicar el pensamiento con claridad y corrección, esto es, que el pensamiento se transmita con nitidez y de acuerdo con las normas gramaticales del idioma. Lingüísticamente, no tener estilo significa escribir con barbarismos, solecismos, etc.
Naturaleza del Estilo Oficial
El estilo usado en las comunicaciones oficiales ha correspondido a prácticas consuetudinarias (por costumbres), y estas son las medidas que nacen como consecuencia de una mera rutina administrativa. Por eso se dice que este estilo tiene una ilustre tradición e históricamente hablando, con certeza se puede aseverar que es Don Andrés Bello el creador de este en nuestro país.
Características de la Redacción Oficial y Administrativa.
Resumiendo lo anteriormente señalado, se puede decir entonces, que en nuestro país coexisten dos tipos de Administración, la Pública o del Estado y la Privada; la primera da origen a la Redacción Oficial y la segunda a la Redacción Administrativa.
1. Según la RAE, el término Oficial significa que tiene autenticidad y emana de las autoridades derivadas del Estado y no de las particulares, aunque algunos de estos documentos pueda utilizarse en el ámbito privado, perdiendo eso sí su carácter imperativo, como lo es el caso de los memorándums, certificados, solicitudes, actas, etc.
2. Tanto los documentos oficiales como administrativos pretenden regular el buen funcionamiento de las actividades en el ambiente laboral o en cualquier organismo que cumpla un función de importancia, usándose para realizar gestiones que contribuyan al buen funcionamiento y buena actuación de los individuos de una organización.
3. Este tipo de correspondencia hace uso de expresiones que en el lenguaje común no poseen el mismo significado, por lo tanto tienen valor sólo en el documento en cuestión.
4. El estilo que se usa en este tipo de redacción es arcaico en el sentido que usa locuciones latinas y expresiones que se repiten como fórmulas fijas.
5. Por su carácter imperativo esta redacción utiliza frases claras y precisas, pues no debe dejar ninguna duda a la persona que lee el documento. Además siempre demuestra jerarquía, ya que el lenguaje es usado con la finalidad de dar órdenes y de hacerlas cumplir, en la Redacción Oficial no se usan palabras de cortesía y en la Administrativa, sólo las mínimas.
6. Finalmente, se puede señalar que existen muy pocas diferencias entre la Redacción Oficial y la Redacción Administrativa, y que son tan leves, que la más relevante corresponde a que la Oficial siempre viene firmada por una autoridad y tiene carácter de mandato; en cambio, los documentos administrativos no necesariamente son firmados por una autoridad, sobre todo sin la respuesta a otro y se usan solamente en el ámbito privado.
